Najdražje napake pri zaposlovanju, ki vas lahko stanejo tisoče evrov

Zaposlovanje novih sodelavcev je eden najpomembnejših korakov pri razvoju podjetja. Ko podjetje raste, se povečuje tudi potreba po novih kadrih, hkrati pa se povečujejo odgovornosti delodajalca.

V praksi opažamo, da največ tveganj ne predstavljajo zahtevni kadrovski postopki, temveč osnovne administrativne in pravne napake pri zaposlovanju, ki jih številni delodajalci podcenjujejo. Posledice so lahko nepričakovani stroški, globe, zahtevki zaposlenih ali zapleti ob inšpekcijskem nadzoru.

Po podatkih Inšpektorata Republike Slovenije za delo je bilo v letu 2025 opravljenih več kot 11.000 inšpekcijskih pregledov, pri katerih je bilo ugotovljenih več kot 18.000 kršitev delovnopravne zakonodaje.

V nadaljevanju predstavljamo pet najpogostejših napak pri zaposlovanju, ki jih opažamo pri malih in srednje velikih podjetjih.

1. Pogodba o zaposlitvi ne odraža dejanskega dela

Pogodba o zaposlitvi predstavlja temelj vsakega delovnega razmerja. Kljub temu številna podjetja uporabljajo stare vzorce pogodb ali predloge, ki niso prilagojeni konkretnemu delovnemu mestu.

Najpogostejše napake so:

• neustrezno opredeljeno delovno mesto,
• nejasno določen delovni čas,
• pomanjkljivo določeno poskusno delo,
• nepravilno opredeljeno delo na daljavo,
• neustrezno urejene konkurenčne omejitve.

Če pride do spora med delodajalcem in zaposlenim, lahko slabo pripravljena pogodba pomeni bistveno slabši pravni položaj delodajalca. Delovna razmerja v Sloveniji ureja Zakon o delovnih razmerjih (ZDR-1), ki določa osnovne pravice in obveznosti obeh pogodbenih strank.

Priporočilo: Pogodba naj ne bo zgolj formalnost. Prilagojena mora biti dejanskemu načinu dela in redno posodobljena glede na zakonodajne spremembe.

2. Nepravilno vodenje evidence delovnega časa

Evidenca delovnega časa je danes eno najbolj nadzorovanih področij delovne zakonodaje.

Po spremembah zakonodaje mora delodajalec voditi ustrezne evidence o delovnem času ter zagotavljati transparentnost podatkov. ZEPDSV-B, ki velja od aprila 2025, je uvedel dodatne pojasnitve glede vodenja evidenc in administrativnih obveznosti delodajalcev.

Najpogostejše napake vključujejo:

• naknadno izpolnjevanje evidenc,
• neustrezno evidentiranje nadur,
• neusklajenost evidenc z dejanskim stanjem,
• nepravilno evidentiranje odsotnosti,
• pomanjkljivo dokumentacijo.

Priporočilo: Evidenca mora odražati dejansko opravljene ure in se voditi sproti, ne za nazaj.

3. Zamujene prijave zaposlenih v obvezna zavarovanja

Delavec mora biti prijavljen v obvezna socialna zavarovanja najkasneje pred začetkom opravljanja dela. V praksi se še vedno dogaja, da zaposleni začne z delom, administrativni postopki pa se zaključujejo šele naknadno.

Portal SPOT jasno določa, da mora biti prijava delavca vložena najkasneje pred začetkom opravljanja dela, ne šele po prvem delovnem dnevu.

Najpogostejše težave:

• prepozna prijava zaposlenega,
• neustrezna odjava ob prenehanju zaposlitve,
• manjkajoča dokumentacija,
• neusklajeni podatki v evidencah.

Takšne napake lahko vodijo do sankcij in dodatnega administrativnega urejanja dokumentacije.

Priporočilo: Pred podpisom pogodbe pripravite kontrolni seznam vseh korakov zaposlitve.

4. Študentsko delo postane prikrito delovno razmerje

Študentsko delo je odlična rešitev za občasno pomoč in sezonske potrebe podjetja. Težava nastane, kadar študent opravlja delo na način, ki ima vse elemente redne zaposlitve.

To se pogosto zgodi, kadar:

• delo opravlja vsakodnevno,
• ima določen delovni čas,
• prejema navodila nadrejenih,
• je vključen v organiziran delovni proces,
• opravlja enake naloge kot redno zaposleni.

Tudi ZDR-1 posebej ureja položaj študentov in drugih oblik dela ter postavlja jasne meje med posameznimi oblikami sodelovanja.

Priporočilo: Pred odločitvijo za študentsko delo ocenite, ali vaše potrebe dejansko zahtevajo redno zaposlitev.

5. Napačen obračun potnih stroškov in drugih povračil

Potni stroški, kilometrina, prevoz na delo in službena potovanja ostajajo eno najpogostejših področij napak pri obračunu plač.

Napake največkrat nastanejo zaradi:

• pomanjkljivih potnih nalogov,
• nepravilno obračunane kilometrine,
• neustrezne dokumentacije,
• napačno določenih relacij za prevoz na delo,
• nepravilne obdavčitve izplačil.

Podjetja pogosto zmotno menijo, da gre za manj pomembno področje. V resnici lahko nepravilni obračuni povzročijo dodatna davčna bremena in zahtevne popravke za pretekla obdobja.

Priporočilo: Pred vsakim izplačilom preverite, ali imate ustrezno dokumentacijo in ali je obračun skladen z veljavnimi predpisi.

Zakaj delodajalci najpogosteje delajo napake pri zaposlovanju?

Večina podjetnikov napak ne naredi namenoma.

Najpogostejši razlogi so:

• hitra rast podjetja,
• pomanjkanje internih kadrovskih resursov,
• spremljanje številnih zakonodajnih sprememb,
• pomanjkanje časa za administracijo,
• prepričanje, da se podjetju z nekaj zaposlenimi to ne more zgoditi.

Prav zato postaja kadrovska administracija vedno bolj pomemben del uspešnega poslovanja.

Dobro urejeno zaposlovanje ni strošek, temveč zaščita podjetja. Pravilno pripravljena pogodba o zaposlitvi, urejena evidenca delovnega časa, pravočasne prijave zaposlenih in ustrezni obračuni povračil stroškov niso zgolj zakonska obveznost.

Predstavljajo zaščito podjetja pred nepotrebnimi stroški, inšpekcijskimi postopki in dolgoročnimi tveganji.

Če niste prepričani, ali so vaši kadrovski postopki skladni z aktualno zakonodajo, je smiselno pravočasno opraviti pregled dokumentacije in procesov. Ena sama napaka lahko namreč podjetje stane bistveno več, kot znaša strošek preventivnega strokovnega pregleda.